Pourquoi les délais de réponse aux prospects ont-ils un impact décisif

Vos délais de réponse aux prospects ont un impact important sur vos taux de conversion. Saviez-vous que le délai de réponse moyen est de 47 heures ?

Principales statistiques sur les délais de réponse des prospects

Voici les statistiques les plus importantes sur le délai de réponse des prospects.

01. Le délai de réponse moyen est de 47 heures.
02. Seuls 27 % des prospects sont contactés.
03. La probabilité d'atteindre les acheteurs dans les cinq minutes est 10 fois plus élevée que si vous laissiez s'écouler 10 minutes.
04. Les entreprises qui répondent dans l'heure ont presque sept fois plus de chances d'avoir des conversations fructueuses avec les décideurs.
05. Les entreprises qui répondent rapidement gagnent jusqu'à 50 % des ventes.
06. Appeler après 30 minutes est 21 fois moins efficace.
07. Un délai de réponse d'une minute peut entraîner 391 % de conversions supplémentaires.
08. 82 % des consommateurs attendent une réponse dans les 10 minutes.
09. Moins de 25 % des entreprises répondent par téléphone à des prospects sur le web.
10. Le jeudi est le meilleur jour pour répondre.
11. En choisissant le bon moment pour envoyer vos courriels, vous pouvez augmenter les conversions de 49 %.
12. 71 % des clients ont effectué des achats en fonction de la qualité de l'expérience.
13. Les entreprises peuvent constater une augmentation de 15 % du taux de désabonnement si le temps de réponse aux prospects est lent.

Réduisez vos délais de réponse aux prospects avec Call-your-leads de Versatik

Les délais de réponse peuvent faire ou défaire une vente. Lorsque vos clients potentiels expriment un intérêt pour votre marque, leur intention d'acheter est en hausse. Des réponses rapides permettent de maintenir cet intérêt. En revanche, un temps de réponse trop long peut entraîner une perte d'intérêt avant même que l'élan n'ait été donné.

Votre délai de réponse, également appelé « speed to lead », mesure le temps qu'il vous faut pour relancer des clients potentiels après qu'ils vous ont contacté pour la première fois. Si vous êtes comme la plupart des entreprises, votre délai de réponse est loin d'être aussi rapide qu'il devrait l'être. Selon Forbes, le délai moyen de réponse aux prospects est de 47 heures. Cela représente près de deux jours pour que vos concurrents plantent les graines d'une relation client solide ou pour que vos clients potentiels soient moins enthousiastes ou changent carrément d'avis.

Quelle que soit la qualité du contenu de vos réponses, il est impossible de rattraper le temps perdu.

De plus, Forbes indique également que seuls 27 % des prospects sont contactés. Cependant, en augmentant le temps de réponse des prospects, vous pouvez atteindre plus de prospects lorsqu'ils sont mieux placés pour s'engager.

Dans cet article de blog, nous expliquerons pourquoi les délais de réponse sont un élément si important du processus de vente. Nous vous proposerons ensuite cinq conseils pour vous aider à améliorer votre rapidité de réponse.

Quel est le délai de réponse idéal ?

Le délai de réponse optimal pour le suivi des appels téléphoniques est de cinq minutes ou moins. Selon une étude sur la gestion des réponses aux appels téléphoniques réalisée par InsideSales.com (aujourd'hui XANT), la probabilité d'atteindre les acheteurs dans ces cinq minutes est dix fois plus élevée que si vous laissiez s'écouler dix minutes.

Une étude de la Harvard Business Review note également que les entreprises qui répondent dans l'heure ont presque sept fois plus de chances d'avoir des conversations significatives avec les décideurs. Si vous attendez plus longtemps, vous risquez de rater votre chance de vendre efficacement aux bonnes personnes.

Toutefois, l'étude de la Harvard Business Review indique que seulement 37 % des entreprises ont répondu dans l'heure. Ricochet 360 indique également que le temps de réponse moyen pour les prospects en ligne est de 17 heures. Étant donné que la marque moyenne ne répond pas dans la première heure (ou même le premier jour), il est clair que la plupart des équipes de vente laissent de côté de nombreuses opportunités commerciales.

Si le suivi se fait par courrier électronique – un canal dont les taux de conversion sont inférieurs à ceux des appels téléphoniques, selon l'étude – la rapidité de réponse doit être encore plus grande. Lorsque des prospects s'inscrivent à une lettre d'information, par exemple, 74 % des abonnés s'attendent à recevoir automatiquement un courriel de bienvenue.

L'internet à haut débit continuant d'influencer notre mode de vie, les clients peuvent s'attendre à ce que les marques se rapprochent de réponses instantanées sur tous les canaux.

Quelques statistiques sur le temps de réponse des prospects

Vous avez besoin d'une raison supplémentaire pour viser le délai d'un rappel en moins d'une minute avec le service Call-your-leads de Versatik ? Voici neuf statistiques qui prouvent l'importance du délai de votre première réponse :

1. Les personnes qui répondent rapidement gagnent jusqu'à 50 % des ventes

La lenteur et la régularité ne gagnent pas la course lorsqu'il s'agit de répondre à des prospects. Les premiers vendeurs à répondre aux prospects remportent 35 à 50 % des ventes. Selon Vendasta et Ricochet360, ce chiffre peut dépasser 78 %. Cette première interaction définit les attentes des clients potentiels. Par conséquent, si vous n'êtes pas la marque qui ouvre la voie, vous devez répondre à ces attentes.

Si vous manquez d'une minute les cinq minutes idéales, vous risquez de perdre un client très rémunérateur. Et si vous ne répondez pas du tout, Website Builder affirme que 30 % des acheteurs iront directement chez un concurrent.

2. Appeler après 30 minutes est 21 fois moins efficace

Vos prospects ne passent pas une demi-heure à attendre votre appel. Selon LeadSimple, les appels reçus dans les cinq minutes sont plus susceptibles de déboucher sur de véritables conversations. En revanche, laisser s'écouler 30 minutes ou plus peut réduire à néant vos chances de vendre. Même en appelant après cinq minutes, les prospects ont 10 % de chances en moins de répondre.

3. Un temps de réponse d'une minute peut entraîner 391 % de conversions supplémentaires

Vous souhiatez un moyen infaillible pour obtenir les meilleurs résultats ?

Visez un délai de réponse d'une minute au lieu de cinq. Une étude Velocify indique qu'un délai de réponse d'une minute peut améliorer les conversions de 391 %. Répondre une minute plus tard (pour un délai de réponse de deux minutes) offre moins de la moitié de l'amélioration, soit 160 %.

Chaque minute qui passe est comme une bombe à retardement qui freine rapidement la croissance de vos conversions.

4. 82 % des consommateurs attendent une réponse dans les 10 minutes

Les acheteurs ne veulent pas attendre s'ils n'y sont pas obligés. Grâce à l'évolution rapide du monde numérique, la plupart des acheteurs affirment que des temps de réponse de 10 minutes ou moins sont importants, en particulier lorsqu'il s'agit de ventes. Les consommateurs sont encore moins patients pour l'aide à la vente que pour le service client, c'est pourquoi il est essentiel de maintenir un délai de réponse le plus court possible.

5. Moins de 25 % des entreprises répondent aux prospects par téléphone

Malgré la puissance des appels téléphoniques, OpenView rapporte que la majorité des entreprises ne contactent pas leurs clients potentiels par téléphone. Avec de nombreuses entreprises qui choisissent la facilité, souvent avec des e-mails automatisés, appeler les prospects peut vous aider à vous démarquer.

6. Le jeudi est le meilleur jour pour répondre

Les délais de réponse sont le facteur le plus important pour convertir les prospects, mais le jour de la semaine où vous répondez peut aussi faire la différence. Une étude de Lead Response Management a montré que les appels passés le jeudi conduisaient à des taux plus élevés de qualification des prospects, le mercredi arrivant juste derrière et le vendredi étant le pire.

Bien que vous ne souhaitiez pas attendre une réponse, vous pouvez programmer vos annonces d'acquisition de prospects pour le milieu de la semaine, afin que vos réponses du jour obtiennent les meilleurs résultats.

7. Une bonne synchronisation de vos courriels peut augmenter les conversions de 49 %.

Si cela n'est pas encore très clair, le timing est primordial. Selon une statistique de Velocify référencée par Xoombi, le fait de synchroniser vos appels à un client potentiel peut augmenter de manière significative les conversions. De plus, une bonne synchronisation de vos courriels peut augmenter les conversions de 53 %.

8. 71% des clients ont effectué des achats en fonction de la qualité de l'expérience

Lorsque les acheteurs choisissent entre plusieurs marques, l'expérience client est un facteur important dans leur décision. Le temps de réponse de votre lead donne aux clients potentiels la première impression de l'expérience de votre marque. Si vous n'êtes pas facilement disponible pour une assistance immédiate, ils risquent de ne pas croire que vous leur offrirez l'aide dont ils ont besoin plus tard.

9. Avec des temps de réponse lents, les entreprises peuvent voir leur taux de désabonnement augmenter de 15 %.

Le fait de ne pas répondre aux prospects dans les délais impartis peut augmenter le taux de désabonnement de vos clients, ce qui signifie que moins de personnes progresseront dans votre entonnoir de vente. C'est autant d'affaires perdues.

Des conseils pour améliorer votre rapidité de réponse aux leads

Pour vous aider à améliorer votre rapidité de réponse,en maintenant un haut niveau de qualité, nous avons compilé cinq conseils d'optimisation de la réponse aux prospects qui vous aideront à impressionner vos clients potentiels.

1. Utiliser les systèmes de gestion de la relation client pour gérer les leads entrants

Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) sont des outils de vente utiles qui documentent vos interactions avec les clients potentiels. Des plateformes telles que Hubspot CRM peuvent vous aider directement à accélérer la prise de contact :

• en vous avertissant de la création d'un nouveau contact
• En vous montrant qui a encore besoin d'une première réponse
• en évaluant les pistes, afin que vous puissiez donner la priorité à vos réponses lorsque vous êtes confronté à un volume élevé de nouvelles pistes.

2. Investir dans des outils d'automatisation comme Call-your-leads

Une fois que vous avez obtenu les coordonnées de votre prospect, vous pouvez le rappeler très rapidement avec Call-your-leads, qui propose un système de voicebot personnalisé crée de façon instantanée. Les voicebots peuvent répondre à des questions de base en votre nom, avec des temps de réponse instantanés. Et si une aide supplémentaire est nécessaire, ils peuvent collecter des informations de contact et aider à la qualification des prospects en posant des questions clés aux clients potentiels, avant de transférer la conversation.

3. Offrir une assistance commerciale en direct

Le meilleur temps d'attente, c'est l'absence de temps d'attente. Et si vous pouvez répondre aux clients potentiels en quelques secondes avec un voicebot, vous marquez des points.

Souvent, les visiteurs de votre site web souhaitent bénéficier d'une assistance en direct et en temps réel. Vous pouvez leur offrir ce service de plusieurs façons :

• Mettez votre numéro de téléphone à disposition sur votre site.
• Créez un pop up avec un mini formulaire
• Placez un mini formulaire sur votre site

4. Utilisez l'analyse pour planifier vos représentants commerciaux

L'un des aspects les plus délicats d'une réponse rapide aux prospects est de s'assurer que l'on dispose du personnel nécessaire pour le faire.

L'analyse des données relatives à la génération de leads vous aidera à identifier les meilleurs jours et heures pour garder plus de vendeurs à disposition. Par exemple, si vous remarquez que la plupart des leads Internet arrivent le mardi après-midi, vous pouvez renforcer votre support commercial pendant cette période.

L'embauche de commerciaux pour améliorer le taux de réponse peut également s'avérer utile. Au lieu de disperser les membres de votre équipe, vous pouvez confier à Call-your-leads la responsabilité des premières réponses. Puis is necessaire, la conversation sera transmise au bon interlocuteur, assurant ainsi une expérience client solide dès le départ.

5. Suivre régulièrement la qualité des réponses de votre Voicebot

Pour améliorer vos délais de réponse, vous devez savoir où vous en êtes. Examinez vos réponse au moins une fois par semaine pour vous assurer qu'elles correspondent aux attentes de vos clients. Avec Call-your-leads, vous pouvez:

• Accéder aux retranscriptions ou écouter les conversations
• Lire un résumé des conversations
• Disposer d'une évaluation de la conversation (réussie ou non par exemple) afin d'améliorer le voicebot
• Extraire des données structurées des conversations

Réduisez vos délais de réponse avec Call-your-leads

Les marques qui répondent le plus rapidement aux prospects sont celles qui ont le plus de chances de remporter la vente. Pour améliorer la rapidité de réponse, envisagez d'investir dans des outils tels que les CRM, les chatbots et Call your leads

La plupart des consommateurs préfèrent recevoir des réponses rapidement, c'est pourquoi il est essentiel d'améliorer vos temps de réponse pour que vos efforts de vente soient couronnés de succès. Avec Call-your-leads, de Versatik, vous pouvez impressionner les clients potentiels en réduisant vos délais de réponse à quelques secondes.